Phần mềm quản lý bán hàng cần những gì để giúp doanh nghiệp thành công?

Định nghĩa phần mềm quản lý bán hàng 

Phần mềm quản lý bán hàng là một hệ thống giúp bạn quản lý toàn bộ các công việc bán hàng, kinh doanh chỉ trên một giao diện. Nó giúp quản lý đơn hàng, ghi lại các hoạt động hàng ngày của bộ phận bán hàng và theo dõi các quy trình bán hàng, khách hàng tiềm năng và khách mua hàng của cửa hàng.

Phần mềm quản lý bán hàng cũng được sử dụng bởi quản lý và trưởng nhóm bán hàng để xác định các xu hướng, cơ hội và những điều cần cải thiện để khiến đội nhóm thành công.

Quản lý bán hàng cần những gì?

Khi cửa hàng của bạn muốn sử dụng phần mềm quản lý bán hàng, điều quan trọng là phần mềm đó có các tính năng phù hợp với nhu cầu của bạn, hơn nữa các tính năng có thể được cập nhật và phát triển sau này. Ngoài ra chi phí đầu tư cho phần mềm đó cũng phải phù hợp với ngân sách của cửa hàng.

Sau đây là một số tính năng cơ bản mà phần mềm quản lý bán hàng của bạn cần phải có để phục vụ tốt nhất cho hoạt động kinh doanh của bạn.

Khả năng quản lý bằng mã vạch

Đã gọi là phần mềm bán hàng thì tính năng cơ bản nó phải có là quản lý bán hàng. Bạn phải có khả năng tạo đơn hàng, theo dõi thông tin đơn hàng, tình trạng xuất nhập, quá trình thanh toán và giao hàng hoặc đơn hàng đến từ nguồn nào kênh nào.

Quản lý mã vạch giúp cửa hàng quản lý bán hàng hiệu quả hơn

Ngày nay hầu hết các sản phẩm đều có barcode (mã vạch) từ nhà sản xuất và bạn nên sử dụng quản lý sản phẩm bằng mã vạch để quá trình được chuyên nghiệp và nhanh chóng nhất, tránh thất thoát hàng hóa.

Bạn nên sử dụng phần mềm quản lý bán hàng nào có tính năng quản lý hàng hóa bằng mã vạch hoặc mã SKU. Bạn sử dụng phần mềm để tạo mã vạch và in mã vạch dán lên sản phẩm. Sau đó có thể dùng máy quét mã vạch hoặc điện thoại di động để quét lên sản phẩm để bán hàng nhanh chóng và chuyên nghiệp. 

Khi quét mã vạch bạn sẽ có thông tin chi tiết về sản phẩm, tình trạng tồn kho hàng hóa hoặc có thể ứng dụng mã vạch để quản lý khách hàng thân thiết.

Quản lý khách hàng

Tính năng tiếp theo mà phần mềm quản lý bán hàng cần những gì? Đó chính là tính năng quản lý khách hàng. Các tính năng này giúp bạn thấu hiểu khách hàng và tổ chức các chương trình chăm sóc khách hàng phù hợp.

Quản lý đơn hàng, toàn bộ những hoạt động bán hàng của cửa hàng

Phần mềm của bạn cần lưu trữ tất cả các dữ liệu thông tin chi tiết về khách mua hàng. Bao gồm các thông tin cá nhân như họ tên, địa chỉ, email, số điện thoại, ngày sinh nhật để tổ chức các chương trình chăm sóc nhân ngày sinh nhật của khách.

Ngoài ra phần mềm cần phải lưu lại các thông tin lịch sử mua hàng như các sản phẩm khách mua, tổng giá trị đơn hàng, giá trị trung bình đơn hàng, số lần mua hàng mỗi tháng… Với các thông tin này bạn có thể phân loại khách hàng vào các nhóm nhất định để chăm sóc như khách mua hàng vãng lai, khách hàng thân thiết, khách hàng VIP…

Qua phân tích và theo dõi trên phần mềm bán hàng, bạn có thể nuôi dưỡng mối quan hệ với các khách hàng tiềm năng, biến họ thành khách mua hàng, và từ khách mua hàng 1 lần thành khách hàng thân thiết.

Bạn hãy thường xuyên tổ chức các chương trình khuyến mãi, phiếu giảm giá, tích lũy điểm thưởng để duy trì và quản lý mối quan với các khách hàng của mình.

Quản lý tồn kho

Quản lý tồn kho là tính năng bắt buộc phải có và trả lời cho câu hỏi phần mềm quản lý bán hàng cần những gì?

Thông thường, nếu không có phần mềm quản lý bán hàng bạn sẽ phải thống kê và kiểm tra hàng tồn kho bằng sổ sách hoặc phần mềm Excel. Nhược điểm của sử dụng Excel là làm thủ công, cần nắm vững các hàm, việc nhập liệu và lưu trữ, sai hàm có thể dẫn đến sai sót rất cao. Không kể việc bị mất dữ liệu, virus tấn công trên máy tính dẫn đến rủi ro cho doanh nghiệp.

 Quản lý kho hàng rất phù hợp với các cửa hàng có nhiều chi nhánh

Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng giúp bạn cập nhật thông tin hàng tồn kho ngay tức thì theo thời gian thực. Ngay khi bạn bán hàng, nhập hàng, dữ liệu hàng tồn kho trong phần mềm sẽ cập nhật, thay đổi ngay lập tức.

Bạn có thể làm phiếu chuyển hàng, nhập hàng, quản lý tồn kho cho các chi nhánh và kho tổng. Nhân viên bán hàng sẽ biết một sản phẩm nào còn hàng tồn hay không? Số lượng bao nhiêu, tồn ở chi nhánh và kho nào rất nhanh chóng.

Khi quản lý được tồn kho, bạn sẽ có kế hoạch phù hợp để nhập hàng hoặc khuyến mãi xả một mặt hàng nào đó. Toàn bộ dữ liệu tồn kho được lưu trữ trên hệ thống bảo mật và an toàn cao, tuyệt đối không có sai sót.

Quản lý kho hàng chi tiết

Quản lý kho hàng chính xác đến từng kênh bán hàng

Theo dõi được biến động hàng hóa để đáp ứng đầy đủ nhu cầu hàng hóa cho khách hàng. Giúp kiểm soát toàn bộ số lượng hàng tồn trong kho chính xác. Nhờ đó giảm thất thoát hàng hóa nâng cao doanh thu.

Phân quyền và quản lý nhân viên

Phần mềm quản lý bán hàng cần những gì ngoài các tính năng trên. Phần mềm quản lý bán hàng của bạn có thể cần có tính năng phân quyền và quản lý nhân viên. Mỗi nhân viên sẽ được cấp tài khoản và mật khẩu để đăng nhập vào một số tính năng nhất định trên phần mềm tùy theo chức năng của họ ví dụ như bán hàng, tiếp thị, chăm sóc khách hàng, quản lý kho và đặt hàng.

Người quản lý sẽ có quyền truy cập vào các tính năng quan trọng như xem báo cáo bán hàng tổng quát, đặt hàng, tổ chức các chương trình khuyến mãi, giảm giá, thiết lập chương trình khách hàng thân thiết…

Ngoài ra qua tính năng quản lý nhân viên, bạn có thể biết được nhân viên nào bán hàng tốt, làm việc tốt để có các chính sách khen thưởng, động viên hợp lý.

Phân tích và báo cáo

Tính năng này cho phép người quản lý có các phân tích và báo cáo trực quan, tổng quát về tình hình kinh doanh của doanh nghiệp, của hệ thống các cửa hàng và chi nhánh. Từ đó bạn sẽ nắm được tình hình kinh doanh của mình và có các các chiến lược hành động thích hợp.

 

Phân tích và báo cáo giúp doanh nghiệp đánh giá tốt nhất quá trình bán hàng

Một phần mềm quản lý bán hàng sẽ có các báo cáo cơ bản như:

• Tổng doanh thu, tổng số đơn hàng theo thời gian.
• Doanh thu theo kênh bán hàng, chi nhánh, nền tảng bán hàng (đa kênh).
• Tổng lợi nhuận, lợi nhuận gộp.
• Chi phí vận chuyển, giao hàng.
• Sản phẩm nào bán chạy nhất.
• Nhân viên nào bán hàng nhiều nhất.

Những chỉ tiêu báo cáo trên đều được thống kê và báo cáo đầy đủ trong phần mềm quản lý bán hàng Salesman của thương hiệu VGA.

Quản lý đơn hàng vận chuyển

Tích hợp sẵn với các đơn vị vận chuyển hàng đầu trong nước (Giao Hàng Nhanh, , AhaMove, Viettel Post, Bestin, J&T). Giúp quy trình lên đơn của khách hàng, xác nhận đơn, giao hàng trở nên nhanh chóng, chuyên nghiệp và dễ dàng chỉ bằng vài click chuột đáp ứng nhu cầu chi phí phải chăng và tốc độ giao hàng nhanh chóng cho người mua hàng. Làm gia tăng trải nghiệm hài lòng khách hàng.

Khách hàng được tự do lựa chọn các hình thức vận chuyển khác nhau, mang đến những trải nghiệm mua hàng tuyệt vời nhất.

Đáp ứng nhiều nhu cầu giao hàng khác nhau: Giao hàng nhanh, giao hàng cồng kềnh, giao hàng giá ưu đãi theo tỉnh, thành phố hoặc toàn quốc.

Shipper đến lấy hàng trực tiếp tận nơi, hoàn trả đơn đúng vị trí.

Cho phép người mua hàng lựa chọn các đơn vị vận chuyển phù hợp.

Các hình thức vận chuyển được áp dụng trên cả nền tảng Website và App

Cho phép các nhà bán hàng cài đặt bật tắt phương thức tự vận chuyển.

Tùy chọn cài đặt phí có điều kiện theo tổng giá trị hoặc trọng lượng và kích thước đơn hàng.

Chủ động giám sát và theo dõi tùy theo tình trạng giao hàng.

Tự động cập nhật tình trạng giao hàng: Chờ xác nhận, chờ lấy hàng, đang giao, đã giao hàng, đã hủy...

Cập nhật kịp thời và thông báo đến người mua hàng khi đơn hàng gặp sự cố hoặc chậm tiến độ giao hàng.

Đối soát COD chính xác và nhanh chóng

Tối ưu thời gian vận hành đơn hàng bằng cách tạo và in phiếu vận chuyển, hóa đơn giao hàng đơn giản, nhanh chóng.

Quản lý chi tiết đơn nhập hàng cùng thông tin các nhà cung cấp

Tính năng Quản lý nhà cung cấp giúp người bán theo dõi danh sách đơn vị cung cấp hàng hóa của mình, bao gồm: Tình trạng hàng hóa, quá trình nhập hàng, lịch sử chuyển hàng... giúp quản lý đa dạng nguồn cung hàng hóa hiệu quả. Thông qua việc tối ưu hóa quy trình nhập hàng, tính năng này còn hỗ trợ bạn hạn chế rủi ro thiếu hay thừa hàng hóa, tiết kiệm tối đa thời gian và nhân lực.

Quản lý chi nhánh dễ dàng – Vận hành kinh doanh đơn giản

Quản lý tập trung mọi thứ trên cùng mội nền tảng

Giúp dễ dàng vận hành, kiểm soát chi nhánh mà không cần phải sử dụng quá nhiều nền tảng.

Tích hợp cùng lúc đơn hàng, kho hàng, khách hàng và nhân viên trên cùng nền tảng quản lý của Salesman.

Cho phép nâng cấp và mở rộng số lượng không giới hạn chi nhánh.

Kiểm tra tình hình xuất - nhập kho giữa các chi nhánh giúp nhận biết chính xác lượng hàng ở các chi nhánh để tránh tình trạng cùng một sản phẩm nhưng lại có sự chênh lệch số lượng kho giữa các chi nhánh khác nhau.

Tính năng quản lý sổ quỹ

Giải quyết mọi vấn đề tài chính cho cửa hàng.

Quản lý Sổ quỹ cho phép tạo và quản lý các hoạt động thu chi, lưu trữ, sắp xếp, quản lý hiệu suất làm việc của từng nhân viên, tìm kiếm các giao dịch nhanh chóng... trên cùng một hệ thống duy nhất với độ chính xác cao, nhanh chóng và tiện lợi hơn bao giờ hết.

Tích hợp sản phẩm trên các sàn TMĐT

Giúp cửa hàng mở rộng tệp khách hàng, đồng bộ sản phẩm trên các sàn giúp bạn tiết kiệm thời gian và nhân lực trong việc quản lý số lượng hàng hóa, đảm bảo quy trình bán hàng được diễn ra thuận lợi hơn..

Đăng tải không giới hạn sản phẩm lên Shopee từ trang quản trị Salesman.

Đồng bộ toàn bộ sản phẩm từ các sàn TMĐT sang Salesman hoặc từ Salesman đến nhiều tài khoản trên sàn TMĐT một cách nhanh chóng.

Đồng bộ và quản lý đơn hàng giúp Theo dõi tình trạng của đơn hàng, phương thức thanh toán và ngày tạo đơn để đảm bảo giao hàng đúng tiến độ.

Các tính năng bổ sung

Ngoài các tính năng cơ bản trên thì nhiều phần mềm quản lý bán hàng trên thị trường còn có nhiều tính năng hữu ích khác nữa như:

Rất nhiều tính năng hiệu quả khác được cung cấp bởi phần mềm quản lý bán hàng Salesman

• Bảo mật: Tính năng này giám sát việc từng nhân viên đăng nhập vào phần mềm. Các tính năng phụ về bảo mật bao gồm: kiểm soát truy cập dựa trên vai trò, đăng nhập một lần. Ngoài ra phần mềm còn cần bảo mật và sao lưu dữ liệu thường xuyên để giữ an toàn các thông tin bán hàng của doanh nghiệp, cơ sở dữ liệu và thông tin của khách hàng.
• Đa dạng đối tác vận chuyển: Phần mềm có thể áp dụng nhiều cách giao hàng qua các đơn vị vận chuyển hoặc cửa hàng tự vận chuyển.
• Tổ chức các chương trình tiếp thị: Một số phần mềm như Salesman sẽ có tính năng tổ chức các chương trình hỗ trợ tiếp thị và khuyến mãi như tạo mã giảm giá, miễn phí vận chuyển, tạo giá bán sỉ…

Kết luận

Qua bài viết trên bạn đã tìm hiểu phần mềm quản lý bán hàng cần những gì để giúp doanh nghiệp của bạn kinh doanh thành công. Các tính năng đề cặp ở trên là cơ bản và tính năng sẽ khác nhau tùy theo từng nhà cung cấp phần mềm. Bạn hãy tìm đơn vị cung cấp phần mềm có tính năng phù hợp nhất với bạn.

Nếu bạn muốn tìm phần mềm quản lý bán hàng đa kênh thì hãy tìm hiểu Salesman. Salesman có đủ các phần mềm và giải pháp bán hàng cho cửa hàng kênh truyền thống và bán hàng online với website thương mại điện tử, app bán hàng và thiết kế landing page.

Giải pháp Salesman có đầy đủ các tính năng cơ bản như kể trên cũng như có hàng chục tính năng mở rộng rất hữu ích cho cửa hàng. Đăng ký tìm hiểu về Salesman hoặc gọi số hotline (058 992 9999) để được tư vấn ngay nhé.